Grâce aux dernières innovations technologiques, telles que la GED, et à des sites comme archiveco.fr la gestion du patrimoine numérique de même que sa valorisation deviennent moins compliquées. Elles peuvent s’adapter à vos différents besoins en vue d’améliorer la réactivité de votre entreprise tout en proposant à vos utilisateurs une meilleure expérience. Lisez donc cet article pour en savoir davantage.
Le DAM
C’est un outil qui s’intéresse essentiellement aux produits numériques que vous souhaitez commercialiser. On peut par exemple citer :
Des vidéos
Des logiciels
- Des images
- Des documents, etc.
Elle vous permet de faire votre travail et de prendre des décisions en vue d’opérer la collecte, la classification, la recherche, la visualisation, le stockage et la distribution de votre patrimoine numérique.
La GED : qu’est-ce que c’est ?
Comme sa définition (Gestion électronique de documents) l’indique, elle a pour vocation d’assurer la numérisation des documents et des données d’une structure. Et ce, afin de faciliter ou d’optimiser la gestion des fichiers et leurs exploitations à l’aide des logiciels.
Cela fait donc appel à un système informatisé qui vous permet de travailler en parfaite collaboration avec votre équipe, en mettant à disposition de chaque acteur les mêmes documents. Chaque intervenant peut alors effectuer différentes tâches simultanément sur les mêmes fichiers.
Mieux, vous n’aurez aucun risque de perte de fichier. Cela s’explique par le fait que les logiciels de GED utilisés permettent de conserver une trace des documents dans toutes les versions successives depuis leur intégration au logiciel jusqu’à leur archivage.
Pourquoi un mix de ces deux outils ?
Retenez juste que ces solutions sont presque semblables. Généralement, ils ont pour rôle la maîtrise du cycle de vie de vos actifs numériques. Toutefois, dans la mesure où il s’agit d’objets simples ou faciles à manipuler, c’est-à-dire des produits de taille moyenne, vous avez la possibilité de substituer les logiciels DAM. Vous pouvez dans un cas pareil choisir d’avoir recours à une solution GED.
Mais du moment où vous aurez à faire à des données volumineuses (plusieurs Giga octet ou Terra octet), le mieux pour vous, c’est de faire appel à un outil plus adéquat tel que le DAM. En effet, l’utilisation de ce dernier peut s’avérer indispensable dans ce cas.
Cependant, malgré la similitude que l’on pourrait observer en eux, il est bien possible de trouver quelques différences en matière de fonctionnalité. Cette dissemblance se manifeste surtout à travers les outils et le processus mis à votre disposition, les types de fichiers et contenus supportés de même que leur accessibilité aux usagers. Le mix de la GED et du DAM vous évite donc de vous retrouver limité dans certaines situations.
Que faut-il prévoir en matière de coût ?
Parlant de prix, sachez qu’il est variable. Ce fait est dû à plusieurs facteurs. Dans un premier temps, le montant dépend de la licence logicielle qui peut-être gratuite, facturée par utilisateur, facturée par processeur ou soumis à un abonnement. Il peut aussi dépendre de la maintenance et des opérations du système. Les tarifs des divers prestataires sont très variables puisque l’installation du logiciel peut faire l'objet d'une prestation spécifique.
Le coût de votre outil GED ou DAM peut dépendre aussi du nombre d’utilisateurs et la quantité de documents traités quotidiennement. Compte tenu de vos besoins, vous obtiendrez un devis qui varie généralement entre 8 000 et 90 000 €.
Comme vous avez pu le voir, on peut donc faire une différence entre les deux outils. De ce fait, vous feriez une meilleure expérience en optant pour un mix. Ce sont de parfaites solutions à long terme qui vous aident dans la gestion et la valorisation de votre patrimoine numérique.
