La situation due à l’épidémie du coronavirus à laquelle le monde entier fait face nous a fait prendre conscience et nous a démontré que grâce à la technologie, il est possible de travailler en dehors des bureaux, n'importe où avec une table, une chaise, une connexion internet et un ordinateur portable. Avec le confinement total déclaré dans de nombreux pays, dont la France, beaucoup d’entreprises ont opté pour le télétravail. Leurs salariés travaillent donc à la maison. Pour les réunions, il leur suffit d’utiliser des masques et des logiciels de vidéoconférence. Pourtant, il peut être plus difficile pour les travailleurs à distance de rester concentrés. Les distractions sont toujours présentes, que vous travailliez à la maison, que vous soyez en espace de coworking ou que vous soyez totalement mobile. Être productif, c'est accomplir toutes les tâches que vous vous êtes fixées dans la journée ou vous surprendre à accomplir beaucoup plus de tâches que d'habitude. Il existe quelques astuces et conseils pour maximiser la productivité lorsque vous travaillez à la maison que ce soit par choix ou par contrainte.
Prenez votre temps le matin
Ne vous lancez pas tout de suite dans le travail dès votre réveil. Ne prenez pas votre smartphone ou votre ordinateur en premier pour pouvoir lire vos e-mails. Il est important d'établir une bonne routine matinale : faire du yoga, méditer, aller courir ou tout simplement prendre un bon café en lisant le journal.
Le matin vous permet de donner le ton de votre journée. Commencez donc par quelque chose qui vous détend et vous inspire. Vous pouvez par exemple prendre votre petit déjeuner dans votre lieu favori et, en l’attendant, lire les actualités de votre secteur d'activité.
Préparez votre espace de travail
Il est judicieux de créer un aménagement adapté pour votre espace de travail. Ce dernier doit être exempt de distractions afin de permettre d'améliorer votre concentration et d’attiser votre créativité si le travail l'exige.
Si vous travaillez en équipe, l’essentiel est de rendre les communications en ligne faciles à comprendre. Vous devez trouver des moyens de comprendre ce sur quoi d'autres personnes travaillent et de partager l'avancement de vos activités. Il ne s'agit pas de communiquer tout ce que vous faites, mais de rendre visible par vos collègues ce que vous faites et de parler de votre travail. Les Anglo-Saxons appellent cette méthode de travail « Working out Loud »
De nombreuses personnes qui travaillent à la maison restent en pyjama en pensant peut-être que la commodité du télétravail réside dans cela. Toutefois, le pyjama est inconsciemment associé à des états improductifs et peut réduire vos performances au travail. Ainsi, il est conseillé de vous habiller normalement si vous êtes en télétravail. Prenez bien soin de votre corps, de vos vêtements avant de vous mettre au travail. De cette manière, vous serez motivé.
Planifiez votre journée
L'un des plus grands pièges du travail à distance est la gestion du temps. Le fait de ne pas travailler dans un bureau vous donne l'impression que vous pouvez étaler votre journée sur de nombreuses heures supplémentaires et vous fait penser "eh bien, je suis à la maison de toute façon...".
La première chose à faire est de planifier votre journée : combien de temps vous voulez travailler, répondre aux e-mails, faire des vidéoconférences et profiter de vos pauses ?
Avoir un planning pour la journée vous permet de concentrer toutes vos activités sur un temps précis. Bien sûr, vous pouvez toujours dépasser le temps imparti, mais avec le temps, vous serez de plus en plus précis.
Vérifiez comment vous utilisez votre temps
Une fois que vous avez réfléchi au point précédent, notez dans quelle mesure vous le suivez. Vous ferez mieux la prochaine fois, mais n'oubliez pas de vous demander pourquoi vous avez été si long et de retenir la leçon. C'est la meilleure façon d'éviter les distractions et de ne pas vous sentir dépassé par le travail.
Il est prouvé par de nombreuses recherches scientifiques que le fait de prendre des pauses augmente l'efficacité au travail. La même recherche propose également une formule pour une productivité optimale : travailler pendant 52 minutes, s'arrêter pendant 17 minutes puis travailler pendant 90 minutes avant de s'arrêter à nouveau.
Si vous utilisez déjà une technique de gestion du temps, vous êtes sur la bonne voie.
Combattre les distractions
Des études ont montré que, nous sommes productifs seulement 3 des 8 heures que nous passons à notre bureau. À l'ère de l'informatique, la distraction a atteint des niveaux très élevés de nos jours : les gens passent aujourd'hui plus de temps sur les médias sociaux qu'à manger, boire et se socialiser.
Il existe des applications pour voir combien de temps vous passez à naviguer sur les sites et à interagir sur les réseaux sociaux. Vous pouvez même garder une trace de toutes les activités que vous faites hors ligne. Vous serez choqué par le temps que vous perdez, mais au moins vous aurez une vision claire de ce que vous pouvez faire pour résoudre le problème.
Faire des pauses récréatives
Vous pouvez décider de rester concentré pendant 25 minutes sur votre travail avant de faire une pause. Au bout des 25 minutes, vous pouvez vous récompenser en vérifiant vos notifications et vos messages pendant 5 minutes. Cette méthode fonctionne vraiment. Essayez-la pendant une journée, seul ou avec votre équipe. Vous vous rendrez compte que vous avez beaucoup plus de temps à votre disposition.
Tout le temps que vous gagnez, vous pouvez l'utiliser pour faire des rétrospectives, du team building, ou des formations avec votre équipe ou tout simplement pour faire une activité qui vous plait.
Une bonne gestion du temps présente de nombreux avantages. Elle permet d'être plus productif, mais aussi de maintenir un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
