Afin d'établir une gestion basée sur les processus dans l'organisation, tous les processus qui seraient inclus dans chacun des trois grands blocs doivent être identifiés : stratégique, opérationnel et de soutien. A partir de là, on élabore la carte des processus qui permettra d'identifier les interrelations de chacun d'entre eux. Vous voulez en savoir plus ? L'élaboration d'une carte des processus de l'entreprise est une tâche complexe qui peut être essentielle dans le développement d'un plan stratégique d'entreprise, mais qu'est-ce exactement qu'une carte des processus ?
Qu'apporte-t-elle à l'entreprise ?
La carte des processus est la représentation graphique, ou le diagramme, de l'interrelation entre tous les processus et sous-processus de l'entreprise. Dit de cette façon, cela peut sembler facile à faire, mais la vérité est que c'est généralement une tâche ardue qui implique les différents départements de l'entreprise. L'objectif de cette carte est de connaître de façon très détaillée et approfondie le fonctionnement des processus et des activités dans lesquels l'entreprise est impliquée. Elle est généralement réalisée par une équipe composée de responsables de tous les services, qui sont chargés d'identifier les processus, tant principaux que secondaires. En fait, il existe généralement trois grands groupes de processus dans l'organisation : stratégique, opérationnel et de soutien. Avantages des cartes de processus Une carte de processus est bien plus qu'un simple diagramme. Lorsqu'il est bien fait, sans erreurs, il fournit de nombreuses informations vitales pour le développement de l'activité de l'entreprise. Ainsi, cet outil peut être utilisé pour : Détecter les avantages concurrentiels. Identifier les améliorations ou corrections possibles, ainsi que les nouvelles opportunités pour l'entreprise Gérer les ressources et les activités de l'entreprise. Identifier les rôles clés de l'entreprise. Définir les responsabilités et les fonctions de chaque employé. Identifier les besoins actuels et futurs des clients. Améliorer le flux d'informations entre les différents processus et/ou services. Lancer la cartographie des processus dans une entreprise génère de nombreux doutes sur la manière de la mettre en œuvre mais aussi sur les avantages qu'elle apporte. Il est donc important de déterminer quels sont les avantages : Tout d'abord, la réalisation de cette carte des processus implique que les rôles et les responsabilités soient définis au sein de l'organisation.
Le flux d'informations entre les différentes fonctions est amélioré
Troisièmement, le fait d'avoir défini des objectifs à tous les niveaux signifie que les différents niveaux de l'entreprise sont alignés dans la vision globale de l'organisation. En outre, il est également important de souligner qu'avec des fonctions et des processus orientés dans une chaîne de valeur, les objectifs définis à tous les niveaux sont alignés sur la vision de l'organisation. Enfin, nous devons comprendre que les cartes de processus fournissent des indicateurs de performance clés et servent également à identifier des opportunités importantes. En bref, avec une carte des processus, vous pouvez avoir plus d'ordre et aligner les visions de l'entreprise : les points clés pour obtenir une entreprise plus compétitive.
Création d'une carte des processus
Les processus d'une organisation sont divisés en 3 groupes principaux : les processus stratégiques, les processus opérationnels et les processus de soutien. À partir de là, les "petits" processus qui formeraient chaque grand groupe sont identifiés. La meilleure façon de comprendre cela est de prendre un exemple : "Une entreprise de distribution de boissons non alcoolisées décide de gérer son activité par le biais de processus. Pour ce faire, elle doit identifier tous les processus en lesquels l'entreprise sera divisée pour une gestion efficace. Voici quelques exemples de processus que l'on pourrait trouver dans chaque grand bloc" : une fois que tous les processus de l'entreprise sont connus, l'étape suivante consiste à dresser la carte des processus. On pourrait considérer cela comme un "grand réseau" de processus liés les uns aux autres représentés graphiquement. C'est un diagramme qui présente la vision globale de la structure de l'entreprise, où tous les processus qui la constituent et ses principales relations sont présentés. Pour l'élaborer, il faut connaître toutes les connexions, ainsi que les entrées et les sorties de chaque processus, en tenant compte du fait que l'entrée a des objectifs fixés par rapport au client et que la sortie doit satisfaire les besoins du client par rapport aux objectifs fixés. Une carte de processus n'est pas la même dans tous les cas, mais chaque entreprise l'adapte à sa structure. Ils doivent être clairs et concis quant aux informations qu'ils reflètent afin de remplir leur objectif. Tous les processus doivent être cartographiés et liés aux processus avec lesquels ils sont en relation, le cas échéant. Il n'est pas nécessaire d'expliquer tous les processus en détail, mais les groupes d'activités qu'ils englobent le font. Comme vous pouvez le voir, la gestion d'entreprise basée sur une carte des processus s'appuie sur une base solide, avec une orientation vers les objectifs et les résultats, avec une perspective globale et transversale de l'ensemble de l'entreprise. Ce type de gestion implique une structure de processus cohérente avec le fonctionnement et la structure organisationnelle de l'entreprise, un système d'indicateurs permettant d'évaluer l'efficacité de tous les processus, et la nomination de responsables de processus qui supervisent et améliorent le respect des exigences et des objectifs assignés.
