Afin d’améliorer le dialogue social, il est nécessaire pour les entreprises ayant au moins 50 salariés, de disposer d’une base de données économique et sociale. La loi crée et rend obligatoire cette base de données afin d’optimiser la transparence. Ainsi, il est capital de comprendre de quoi il s’agit afin d’en effectuer une bonne mise en place. De plus, depuis le 25 mai 2018, le règlement général sur la protection des données ainsi que les nouvelles dispositions du code du travail impactent la base de données économique et sociale BDES. Retrouvez ici toutes les informations pour bien définir votre base de données économique et sociale et la mettre en place.
Qu’est-ce-que la base de données économique et sociale ?
L’existence d’une base de données économique et sociale est l’initiative des partenaires signataires de l’Accord national interprofessionnel en 2013. Jusqu’alors dénommée base de données unique, elle portera sa dénomination actuelle suite à son inscription dans la loi de sécurisation de l’emploi. Selon l’article L.2312-18 du Code de travail, la bdes est l’ensemble des informations nécessaires et récurrentes que l’employeur met à la disposition du comité social et économique. Ce dernier a l’obligation d’élaborer, de mettre en place et de maintenir à jour cet outil.
Cette base est destinée aux représentants du personnel. Par ce biais, ils seront informés des orientations importantes en matière économique et sociale. Cette base est également un support pour les consultations obligatoires du comité social et économique (CSE). Le comité pourra l’exploiter afin de se préparer à donner son avis quant aux orientations stratégiques de l’entreprise, ainsi que mesurer leur incidence sur les divers contrats, l’évolution des métiers et l’organisation du travail.
Bien mettre en place la base de données
Une inscription BDES – Base de Données Economique et Sociale requiert le respect de certaines conditions. Dans un premier temps, l’entreprise doit avoir au moins 50 salariés. Si celle-ci possède plusieurs établissements, le calcul de l’effectif est fait au niveau de l’entreprise. Dans le cas où l’entreprise appartiendrait à un groupe, il n’est pas nécessaire de créer une base pour le groupe mais c’est possible de le faire.
La base de données doit obligatoirement présenter la situation financière et économique de l’entreprise. On y retrouvera donc des éléments tels que le chiffre d’affaires et le résultat d’exploitation. L’investissement social ainsi que l’investissement matériel et immatériel doivent également y figurer. Il faut aussi noter la situation en matière d’égalité professionnelle entre les sexes au sein de l’entreprise. La base de données doit fournir une idée claire des fonds propres et endettement, y compris les impôts et taxes.
On y retrouve aussi les détails de la rémunération salariale, l’épargne salariale, les primes et autres avantages financiers. S’il existe des activités sociales et culturelles, il faudra mentionner le montant de la contribution. Les flux financiers à destination de l’entreprise tels que les aides publiques et le mécénat doivent obligatoirement figurer dans la base de données. Il ne faut surtout pas oublier les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe. La base de données économique et sociale montre aussi la situation de sous-traitance réalisée ou utilisée par l’entreprise. Si un accord le prévoit, les informations sur la sous-traitance et les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe peuvent être exclus de la BDES.
Les nouveautés en la matière
La BDES est généralement conçue sur support informatique à l’image de la base de données économiques et sociales online, mais peut être élaborée sur papier pour les entreprises ayant moins de 300 salariés (à partir de 300 salariés le support informatique s’impose sauf s’il existe un accord sur le sujet).
Les réformes du Code de travail ont changé les destinataires de la base de données en instituant la mise en place du CSE. De plus, certaines dispositions d’ordre public ont été prises, notamment en matière d’égalité professionnelle. Beaucoup de choses peuvent être négociés par un accord collectif majoritaire ou en l’absence de délégué syndical, un accord avec la majorité des élus du CSE.
Concernant le RGPD, il n’a normalement aucun impact sur la BDES puisqu’elle ne contient en principe aucune donnée à caractère personnel. Les données à caractère personnel éventuellement utilisées pour constituer cette base sont celles figurant dans des fichiers dont la conformité au RGPD a déjà été vérifiée (paye ou gestion du personnel).
Bien faire le choix de la base de données
Pour une meilleure gestion et plus de discrétion, il est préférable d’opter pour une base de données numérique. Plusieurs offres affluent sur le marché et il est difficile de se procurer un outil de qualité lorsqu’on se focalise uniquement sur le prix. Votre outil doit être sécurisé, facile à utiliser et provenant d’un prestataire ayant de l’expérience.
La tendance est à la base de données économiques et sociales online des Editions Tissot. Elle offre une solution rapide, simple et sécurisée, pour présenter des informations fiables aux représentants du personnel. Fort de ses 40 années d’expérience, le fabricant de cette base de données économiques et sociales online propose des tarifs bdes très attractifs. De plus, ses solutions sont adaptées aux besoins de chaque entreprise.
