En tant qu'outil clé de la stratégie marketing de l'entreprise, les voyages de stimulation doivent être correctement communiqués à l'ensemble de la chaîne de valeur concernée (employés, fournisseurs, clients réels et potentiels, partenaires, etc.) Mais il faut également noter qu'il y a aussi un effet dans la direction opposée, c'est-à-dire que la façon dont un voyage est organisé et mis en œuvre communique également, en offrant une certaine image de l'entreprise.
Le processus de communication d'un voyage de motivation
Bien que toutes les entreprises ne le fassent pas, le processus de planification, d'organisation et, surtout, de communication d'un voyage de motivation devrait comporter les phases suivantes : Organiser un briefing intense entre l'agence et le responsable des voyages de l'entreprise où les objectifs, la cible des invités et l'historique de l'entreprise dans ce type d'actions sont déterminés et analysés de manière exhaustive, entre autres aspects. Sur la base des conclusions et des résultats extraits lors de la phase précédente, élaborer un manuel de processus qui reflète la vision et la mission du groupe de professionnels participant à l'organisation des voyages. L'objectif est que chacun soit clair sur son rôle et sache exactement comment l'assumer. Préparer, en collaboration avec le département marketing et d'autres secteurs clés de l'entreprise, tels que les finances et les ressources humaines, un plan d'affaires global pour le voyage, en tenant compte des aspects économiques, logistiques et, bien sûr, marketing.
Développer en détail les processus de communication intégrés dans le plan d'entreprise
Ces actions doivent être parfaitement en phase avec les objectifs, y compris des actions telles que l'envoi d'invitations et de petits détails et de cadeaux complémentaires aux invités, la préparation de communiqués de presse, la prise de contact avec les médias ou l'organisation d'activités complémentaires. Bien qu'éphémère, un voyage de motivation est comme une petite entreprise, avec son investissement et les bénéfices attendus, d'où l'importance de développer un plan d'affaires complet et objectif impliquant les différents professionnels et départements. Un point très important ne doit pas être négligé ou sous-estimé et aux conséquences notables : le voyage a un grand impact sur l'image projetée par l'entreprise auprès des employés et des fournisseurs. C'est-à-dire que non seulement nous devons mener des actions axées sur la publicité du voyage, mais nous devons également veiller à ce que la communication émise par le voyage lui-même soit correcte, en accord avec les objectifs. Nous devons nous assurer que nous offrons une excellente image de marque. Il est fortement recommandé de préparer les processus, les protocoles et les manuels d'accueil, les vêtements, les documents de voyage, les fonctions, les horaires et autres questions. Tout doit être en rapport avec la philosophie, la politique et les objectifs de l'entreprise en général et du voyage en particulier.
