La fraude dans les notes de frais, en ce qui concerne les frais de représentation, est considérée comme étant les déclarations incorrectes faites à la connaissance de l'employé et qui affectent l'entreprise. Le non-respect de la politique de
voyage de l'entreprise, du code de conduite de l'entreprise ou toute violation impliquant une irrégularité économique et le non-respect de la politique de frais sont considérés comme des actes de fraude. Quelle que soit sa cause, elle implique un conflit entre l'entreprise et l'employé. Il est très important de trouver la solution la plus appropriée pour détecter ces irrégularités de manière efficace et rapide. Ainsi, le conflit peut être résolu à son stade le plus primaire en évitant que le problème ne s'aggrave avec le temps, le rendant ainsi difficile à résoudre.
La gestion des dépenses
D'autre part, il est important de faire la différence entre la fraude réelle et l'exception de dépenses. Bien qu'une action puisse initialement être considérée comme une fraude, l'exception de dépense est un déboursement différent du reste, qui dûment justifié et traité n'est plus considéré comme irrégulier, détecter et agir sur la fraude. Une des préoccupations des entreprises est de détecter les situations de fraude et de savoir comment agir contre elles.
La fraude peut provoquer des situations tendues et compliquées entre l'employé qui la commet et l'entreprise. L'un des éléments clés de la détection des fraudes est la figure du contrôleur des dépenses ou de l'auditeur. Il lui appartient de détecter les irrégularités dans les notes de frais. Ce dernier doit analyser et vérifier soigneusement que toutes les dépenses sont justifiées et correspondent aux reçus fournis par les travailleurs. Même ainsi, comme l'examen des dépenses est un processus fastidieux, certaines irrégularités difficiles à détecter sont négligées.
Les logiciels de détection des fraudes
Par conséquent, la meilleure option pour les entreprises et une grande aide pour les contrôleurs des dépenses est d'automatiser le processus avec un logiciel de détection des fraudes. Ce type de logiciel n'est pas destiné à remplacer la figure de l'auditeur mais doit être compris comme un outil qui complète et facilite son travail, offrant les avantages suivants : automatisation de la partie processus, rendant la tâche plus rapide et plus agile. Ils facilitent le travail de l'auditeur car ces outils s'adaptent aux politiques et aux paramètres de dépenses de l'entreprise, détectant d'eux-mêmes les cas de fraude. Ils facilitent la communication et la synchronisation entre les personnes impliquées dans le processus, en les avertissant de manière automatique et adaptée.
Une pièce fondamentale dans la détection de la fraude est la figure du contrôleur ou de l'auditeur des dépenses, puisque la détection des irrégularités dans les feuilles de dépenses en dépend. Une fois qu'une situation de fraude est détectée et que l'on cherche une solution dans les plus brefs délais, quatre étapes sont établies : signaler la fraude au travailleur et, selon la gravité de la faute, aux supérieurs ; démontrer la cause de la fraude au travailleur et/ou aux supérieurs la raison pour laquelle elle est considérée comme une fraude ; ajuster la note de frais et enfin préparer un rapport, par écrit, qui reflète ce qui s'est passé.
